Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

1.1 Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie das Gremieninfosystem (RIM) bzw. die mobilen Clients (RICH) nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

1.2 Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung im Gremienformationssystem erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie unter 2.2 entnehmen.

Wie werden Ihre Daten erfasst?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie der Stadt Bottrop diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln,

• die Sie in ein Kontaktformular eingeben
• als Notiz für sich persönlich oder zum Teilen mit anderen Personen erfassen
• als Datei über die optionalen Funktionen "Akte" bzw. "Fraktionsarbeit" hochladen

Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch die IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie das Gremieninfosystem aufrufen.

Wofür werden Ihre Daten genutzt?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Da einige Daten verschlüsselt gespeichert werden, ist dies allerdings nicht in allen Fällen möglich. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an die Stadt Bottrop wenden. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

2.1 Datenschutz

Die Stadt Bottrop als Betreiberin dieser Seiten nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Ihre personenbezogenen Daten werden vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung behandelt. Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten erhoben und wofür sie genutzt werden. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht. Es wird darauf hingewiesen, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

2.2. Name und Anschrift der Verantwortlichen

Die Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Stadt Bottrop

Oberbürgermeister Bernd Tischler

Ernst-Wilczok-Platz 1

46236 Bottrop

Tel.: 02041 / 7030

E-Mail: stadtverwaltung@bottrop.de

Webseite: www.bottrop.de

2.3 Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

2.4 Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde für die Stadt Bottrop ist die:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf

Telefon (0211) 38424-0 / Fax (0211) 38424-10

E-Mail poststelle@ldi.nrw.de / Internet www.ldi.nrw.de

2.5 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeitet werden, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

2.6 SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Das Gremienformationssystem nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Dokumente oder Anfragen, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Dies gilt ebenso für die Kommunikation zwischen dem Gremienformationssystem und den mobilen RICH-Clients. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie übermitteln, grundsätzlich nicht von Dritten mitgelesen werden.

2.7 Auskunft, Sperrung, Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der unter 2.2 genannten Adresse an die Stadt Bottrop wenden.

2.8 Widerspruch gegen Werbe-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Stadt Bottrop behält sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

3. Datenschutzbeauftragter

3.1 Gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist:

Markus Müller

Ernst-Wilczok-Platz 1

46236 Bottrop

Tel.: 02041 703577

E-Mail: datenschutz@bottrop.de

Webseite: www.bottrop.de

4. Datenerfassung im Gremieninfosystem und den mobilen RICH-Clients

4.1 Cookies

Die Internetseiten verwenden teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, das Web-Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die vom Gremieninformationssystem verwendeten Cookies sind so genannte "Session-Cookies". Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

4.2 Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind: Browsertyp und Browserversion verwendetes Betriebssystem Referrer URL Uhrzeit der Serveranfrage IP-Adresse Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.3 Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular für Anfragen nutzen, wird aus Ihren Angaben aus dem Anfrageformular eine E-Mail generiert und an den angegebenen Adressaten gesandt. Das bedeutet, dass ihre Daten nicht im Gremieninfosystem, sondern im E-Mailpostfach des Adressaten gespeichert werden. Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Zur Löschung Ihrer eingegebenen Daten oder Aufhebung Ihrer Einwilligung zur Speicherung, wenden Sie sich bitte an den Adressaten.

4.4 Notizen

Wenn Sie über die verschiedenen Notizfunktionen Notizen erfassen und auch ggf. mit anderen Personen teilen, werden diese Angaben gespeichert. Die Speicherung erfolgt zunächst in der Anwendung, in der die Notizen eingegeben wurden. Also dem Gremieninfosystem oder dem mobilen RICH-Client. Bei der nächsten Online-Verbindung der Systeme, in Verbindung mit Ihrer erfolgreichen Authentifikation, werden diese Informationen zwischen dem Gremieninfosystem und dem RICH-Client synchronisiert. Die Speicherung sowie die Synchronisation der Notizdaten erfolgt verschlüsselt, so dass ein Zugriff, auch für die Systemadministration, ausgeschlossen ist. Die Verarbeitung der eingegebenen Notizen erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

4.5 Akte/Fraktionsarbeit - Dateiupload

Wenn Sie den Dateiupload aus den Zusatzmodulen Akte bzw. Fraktionsarbeit nutzen, werden diese Dateien gespeichert. Bei der nächsten Online-Verbindung der Systeme, in Verbindung mit Ihrer erfolgreichen Authentifikation, werden diese Informationen zwischen dem Gremieninfosystem und den RICH-Clients synchronisiert. Die Speicherung sowie die Synchronisation der Dateien erfolgt verschlüsselt, so dass ein Zugriff, auch für die Systemadministration, ausgeschlossen ist. Die Verarbeitung der hochgeladenen Dateien erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

4.6 Nutzung der BürgerApp

Für die Nutzung der BürgerApp ist eine Registrierung mit einer E-Mail-Adresse als Loginname und Passwort erforderlich. Der mit diesen Informationen erzeugte Account wird im Gremieninfosystem angelegt und gespeichert. Zur Aktivierung wird ein Aktivierungslink an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet. Die Eingabe weiterer Kontaktdaten ist nicht erforderlich bzw. möglich. Bei Nutzung von Kontaktformularen oder Notizfunktionen gelten die gleichen Funktionalitäten und Bedingungen wie zuvor unter 4.3 u. 4.4 beschrieben. Die Verarbeitung der eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

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